en-I numeri prima di tutto…

Senza un controllo di gestione non si va da nessuna parte.

Utilizzi strumenti di pianificazione che ti consentono realmente di guidare e tenere costantemente sotto controllo la tua azienda?

La gestione dei numeri è il primo elemento che devi sempre monitorare per conoscere in ogni momento la situazione finanziaria della tua azienda. Questo modo di operare è indispensabile e si chiama pianificazione. La pianificazione è fondamentale per far vivere la tua azienda, perché ti consente di avere un controllo sui numeri attuali e ti aiuta a prevedere il futuro per mezzo del budget, strumento indispensabile per qualsiasi imprenditore di successo.

Sarebbe come decidere di andare da Milano a Roma senza programmare il viaggio, senza decidere quando fermarsi per fare rifornimento, per mangiare, per bere, oppure senza delineare bene il percorso. Andando a caso si rischierebbe di non arrivare nemmeno a destinazione. Ecco a cosa serve il budget a cui poi si può integrare il cash plan.

Per molti imprenditori della ristorazione - purtroppo per loro e per le loro aziende - questo processo non è importante e lasciano l'onere al commercialista, che poi nel 99% dei casi non lo fa. Non lo fa non perché non ne sia capace, ma perché è l'imprenditore stesso a non dargli l'importanza che merita.

Il commercialista - se va bene - ad ottobre fornisce un bilancino di verifica al 31 luglio. Se nel frattempo ad agosto, settembre e ottobre l'attività sta perdendo soldi, l'imprenditore se ne accorgerà a gennaio dell'anno seguente e cosi l'azienda affonderà.

I numeri prima di tutto... Senza un controllo di gestione non si va da nessuna parte.

In tutti i settori, specialmente nella ristorazione, il controllo dei numeri è FONDAMENTALE. Io da tempo lavoro in questo modo e ora vi spiegherò cosa intendo per controllo di gestione e come lo seguo costantemente per le mie aziende.

Poco fa parlavo del budget previsionale, sai che cos'è? Lo usi? Il budget previsionale è lo strumento più importante che un imprenditore deve utilizzare per gestire e programmare la sua azienda. Si può costruire semplicemente anche su excel dove verranno inserite tre colonne per ogni mese: BUDGET, ACTUAL, SCOSTAMENTO.

• BUDGET: valore della previsione costi/ricavi del mese in questione;
• ACTUAL: dati REALI di incassi e costi;
• SCOSTAMENTO: valore di scostamento é la percentuale tra i due valori di cui sopra.

Questa modalità di controllo è importantissima perché lo storico deve aiutare a pianificare il futuro - costi e ricavi - avvicinando i due valori quanto più possibile - budget e actual.

A tal proposito ho redatto insieme ad un professionista uno strumento che è indispensabile per l'imprenditore. È uno strumento che consente ti tenere ogni giorno monitorati i numeri dell'azienda e le scadenze, programmando i pagamenti. Sì, hai capito bene, se dovrai pagare qualche fornitore inserirai il dato e, in base alla previsione, sarà lui a dirti se in quella data potrai o non potrai permetterti di fare il pagamento, senza per questo andare "in rosso". E' uno strumento di gestione meraviglioso che già molti imprenditori che aiuto, usano e apprezzano. Avrai l'azienda in mano, veramente!

Faresti decollare un aeroplano - la tua azienda - senza sapere in quale aeroporto potrà atterrare?

Il futuro dell'azienda va pianificato e tenuto SEMPRE sotto controllo. Non ci si può permettere di avere una visione solo sul qui e ora perché le distrazioni di oggi diventano i problemi di domani.

Entriamo quindi ancor più nello specifico.

Io seguo tre tipi di controllo di gestione (KPI): Quotidiano - Settimanale - Mensile.

QUOTIDIANO - In ogni punto vendita della nostra azienda ho definito un responsabile che segue delle procedure di controllo ben precise con inserimento di dati essenziali al fine di rimanere nei parametri. Mi spiego meglio.

Ogni attività deve avere un'incidenza tra costi/fatturato - per esempio il food cost non deve superare una certa soglia di incidenza - e chi si occupa degli ordini delle materie prime deve controllare innanzitutto che i limiti imposti dall'azienda non vengano superati. Differentemente, si deve trovare un altro tipo di soluzione, come ad esempio modificare il menù o creare piatti a costo molto basso - di questo ne parleremo in un altro articolo.

SETTIMANALE - Tutti i dati quotidiani vengono estrapolati ed inseriti in un report settimanale per verificare che i parametri siano sempre corretti. In questo modo se i dati fossero eventualmente stati superati, nella settimana successiva si lavorerà meglio e in maniera diversa al fine di riportare il valore in linea con il budget aziendale stimato. Si "aggiusterà" la rotta.

MENSILE: Tutti i dati vengono forniti al commercialista il giorno 2 di ogni mese e lo stesso, entro e non oltre il giorno 10 del mese successivo, presenterà il conto economico aggiornato relativo al mese precedente.

Il controllo quotidiano e settimanale sarà utile al fine di monitorare l'andamento aziendale all'interno del mese, senza doversi aspettare brutte sorprese il giorno 10 del mese successivo.

"Quando un uomo con le parole incontra un uomo con i numeri, l'uomo con le parole è spacciato"

Oggi più che mai i numeri sono indispensabili. In seguito all'emergenza che stiamo vivendo sarà necessario fare una nuova analisi dei costi, cercando di ridurli al massimo pur mantenendo immutata la qualità del servizio.

I ristoranti riapriranno ma tutto sarà diverso, a partire dal minor numero di coperti che ciascuna sala potrà accogliere parametrata ai costi fissi di una volta che devono necessariamente essere riprogrammati e agli investimenti per sostenere l'acquisto di materiale per rispettare le norme dettate dal Governo.

Questo non vuol dire che ci si deve scoraggiare guardando il nuovo orizzonte ma vuol dire che, invece di parole, adesso è di vitale importanza - sì, vitale - porre la massima attenzione ai numeri e quindi alla pianificazione del nuovo budget di previsione.

Come ti ho spiegato in questo articolo, sono i numeri che fanno la differenza nella gestione di un'attività di successo - oltre a tutto il resto che vedremo in altri articoli.

Quindi, mi dirai tu, le modalità di gestione sono come prima?

Ti rispondo subito. Sì, sono come prima ma più di prima!

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